MITÄ ASIOITA KANNATTAA HUOMIOIDA YRITYKSEN MONITOIMILAITEHANKINNASSA?

1. Käyttömäärät ja tarpeet

 

Monitoimilaitteita löytyy monenlaisiin eri käyttötarkoituksiin. Siksi onkin ensiarvoisen tärkeää ensin yrityksessä itse arvioida, että millaista käyttötarve on. Usein kuultu lause on, että monitoimilaitteet ovat nykyisen niin pienellä käytöllä, koska ’’tulostaminen on vähentynyt viimevuosina huomattavasti’’. Tämä on varmasti totta lähes jokaisella alalla, mutta se ei poista sitä asiaa, että laitteille on edelleen tarvetta.

 

Kuvitellaan vaikka tilannetta, jossa kyseessä on 10 työntekijän yhteisö. Jokainen käyttää laitetta vain vähän tulostamiseen, tulostaen vain 40 arkkia kuukaudessa (2 per työpäivä). Tästä huomataan, että jo näin vähäisillä määrillä päädytään yhteensä 400 tulostusarkkiin kuukaudessa, joka tekee vuodessa jo 4800 sivua. Tällöin voidaankin laskea, että pienetkin erot laitteen sivuhinnoissa alkavat vaikuttamaan jo suuresti vuotuiseen kustannukseen (esimerkiksi 10cent ero per arkki aiheuttaa 480 euron erotuksen), jolloin voidaankin huomata, että usein halvin laite ei ole se paras ratkaisu, vaan se millä tulostuskustannukset ovat edullisimmat.

 

Muita merkittäviä eroja käyttötarpeissa ovat esimerkiksi se, että tarvitseeko yrityksenne turvatulostusta (jokainen käyttäjä tunnistautuu laitteella ennen tulostamista), suoraa sähköpostiskannausta tai kenties skannauksesta olisi hyvä löytyä ominaisuus, jonka avulla pdf:stä tulee hakukelpoisia?

 

Mikäli nämä asiat kuulostavat monimutkaisilta, niin ammattitaitoinen myyjähenkilöstömme auttaa Teitä kartoittamaan juuri Teidän yrityksellenne sopivan laitteen.

 

2. Laitteen valinta

 

Monitoimilaitteen käyttötarpeiden määrityksen jälkeen on seuraava askel luonnollisesti oikean laitteen valinta. Tarvekartoituksen jälkeen asiantuntijalla on usein hyvin selkeä kuva siitä, mikä laite olisi kyseiseen tilanteeseen sopiva, mutta ilman asiantuntemusta tämä valinta voi olla hyvin vaikeaa tehdä, sillä laitteiden ominaisuudet vaihtelevat niin valmistajien välillä, sekä myös valmistajien tuotteiden välillä. Laitteiden ominaisuuksista löytyy nykyisin onneksi paljon tietoa eri valmistajien verkkosivuilta, joka helpottaa oikean laitteen valitsemista, mutta on hieman työlästä.

Tämän takia me Tietopalvelu Group Oy:lla emme ole lähteneet lukitsemaan itseämme vain yhden laitevalmistajan taakse, vaan olemme nykyaikainen monimerkkitoimija, jotta voimme valita asiakkaallemme aina sopivimman laitteen eri merkkien katalogeista.

 

3. Huollon tarve

 

Vaikka teknologia kehittyykin kovalla vauhdilla, niin siitä huolimatta niin monitoimilaitteet kuin perustulostimetkin tarvitsevat välillä huoltoa. Huollon avulla laitteet pidetään mahdollisimman pitkäikäisessä toiminnassa, ja varmistetaan samalla, ettei toimimattomuus aiheuta katkoksia ydinliiketoiminnalle.

Onkin tärkeää miettiä, että onko monitoimilaitteen toimivuus miten ratkaisevassa osassa yrityksen liiketoiminnan kannalta ja aiheuttaako mahdolliset käyttökatkokset liiketoiminnan lamaantumista. Mikäli näin on, niin ennakoiva huolto nousee ehdottaman tärkeäksi.

Ulkoistetun huoltosopimuksen avulla varmistat sen, että laite pysyy aina toiminnassa, ja mikäli katkoksia tulee, niin tällöin myös huolto tulee paikalle. Nykyaikaisiin monitoimilaitteisiin on saatavilla kattava etävalvontaohjelmisto, jonka avulla pystytään seuraamaan etänä laitetta, sekä tekemään monesti myös tarvittavia korjauksia. Ulkoistetun huoltosopimuksen avulla vapautat myös lisää työtunteja käytettäväksi ydin liiketoimintaasi, kun kenenkään ei tarvitse huolehtia, että milloin tulostimesta ovat esimerkiksi värikasetit lopussa, kun huoltosopimuksen avulla nämä toimitetaan automaattisesti etävalvontaohjelmiston ilmoittaessa värien olevan vähissä.

 

4. Hinnoitteluperuste

 

Tarpeiden määrittelyn, laitteen valinnan ja huollon tarpeen miettimisen jälkeen on luonnollista miettiä laitteen hinnoitteluperustetta. Monitoimilaitteen käyttötarpeitten mukaan on esimerkiksi hyvä pohtia, että käytetäänkö laitetta kiinteällä hinnoittelulla, johon on sisällytetty tietty määrä tulosteita ja papereita per kuukausi, vai veloitetaanko jokainen sivu esimerkiksi erikseen. On myös tärkeää pohtia, että miten esimerkiksi huoltosopimuksen vasteajat vaikuttavat hinnoitteluun, sillä jos monitoimilaite on elintärkeä yritystoiminnallenne niin tällöin myös on hyvä vaatia lyhyempää vasteaikaa huoltosopimuksen toimittajalta.

 

5. Hankintatapa

 

Monitoimilaitteiden hinnat liikkuvat useissa tuhansissa euroissa, joten on tärkeää miettiä myös erilaisia rahoitusvaihtoehtoja niitä hankittaessa.

Onko yrityksellänne kenties toimintatapa, jossa kaikki laitteet hankitaan ostamalla, vai oletteko siirtyneet enemmän leasingrahoituksen puolelle? Leasingin etuja monitoimilaitehankinnassa on se, että ostajan ei tarvitse investoida pääomaa laitteeseen, vaan siitä maksetaan kuukausittaista leasinghintaa, joka on kokonaan vähennyskelpoista kulua tuloslaskelmassa, eikä täten aiheuta yritykselle lisävelkaa kirjanpidon tasepuolelle. Leasingin avulla vapautetaan myös pääomaa käyttöön yrityksen ydinliiketoimintaan, sekä helpotetaan jatkossa budjetointia, kun tiedetään kuukausittainen kuluerä.

 

Yhteenveto

 

Yhteenvetona monitoimilaitteen hankinnasta voidaan todeta, että siinä on useita asioita joita on hyvä ottaa huomioon. Usein näiden asioiden pohtiminen vie paljon aikaa ja tällöinkään ilman ammattitaitoa ei aina välttämättä päädytä oikeanlaiseen ratkaisuun yrityksen kannalta.

 

Jätä siis yhteydenottopyyntö niin asiantuntijamme ohjeistavat teidät kohti oikean laitteen valintaa.

YHTEYDENOTTOPYYNTÖ

 

 

Toivottavasti tämän blogitekstin avulla tiedätte vastauksen siihen, että:

 

MITÄ ASIOITA KANNATTAA HUOMIOIDA YRITYKSEN MONITOIMILAITEHANKINNASSA?