TURVATULOSTUS MONITOIMILAITTEILLA JA TULOSTIMILLA
Turvatulostus monitoimilaitteilla ja tulostimilla on enenemissä määrin tärkeässä roolissa oleva toiminto jokaisen yrityksen toiminnassa. Turvatulostamisella tarkotetaan ratkaisua, jossa perinteistä tulostamista on turvattu suojausta parantavilla lisäominaisuuksilla. Yleisesti yritysmaailmassa kun puhutaan turvatulostamisesta, niin tarkoitetaan tällä tulostusominaisuutta jossa kulloinkin tulostetut paperit vapautetaan jokaiselle käyttäjälle yksilöidyllä mekanismilla tulostimelta. Tämä on kuitenkin vain yksi pieni osa turvatulostamista, joka käsitttää monia muitakin yrityksen toiminnan kannalta tärkeitä asioita, joista kerromme lisää tässä artikkelissa.
TURVATULOSTUKSEN AVULLA TAATAAN ETTEIVÄT ARKALUONTOISET ASIAKIRJAT PÄÄDY VÄÄRIIN KÄSIIN
Yritykset panostavat syystäkin todella suuria summia vuositasolla virustorjuntaa, palomuureihin ja pilvipohjaisiin tallennusmenetelmiin, joten onkin hieman outoa, että se halvin ja yksinkertaisin tietoturva asia, eli turvatulostus jää useilla yrityksillä hoitamatta. Vaikka tulostaminen ja monitoimilaitteiden käyttö on muuttunut viimeaikoina hyvin paljon kun ihmiset ovat siirtyneet entistä enemmän etätöihin, niin silti edelleen joitakin papereita on yrityksen toiminnan kannalta välttämätöntä tulostaa ja skannata. Tällöin onkin ilmeistä, että kun tulostaminen ja skannaus on vähentynyt, niin kaikki paperit joita tulostimesta nykypäivänä ulos otetaan, ovat entistä arkaluontoisempia ja tärkeämpiä. Siksipä se onkin ensiluokkaisen tärkeää, että nämä harvenevat tulosteet ja skannaukset eivät päädy vääriin käsiin. Jokainen varmasti keksii nopeasti muutamia dokumentteja yrityksensä toiminnasta, jotka levitessään väärille tahoille voisivat aiheuttaa suurta vahinkoa. Valitsemalla oikeanlaiset turvatulostus ratkaisut näiltä voidaan valitettavilta tilanteilta voidaan kuitenkin välttyä.
HELPPOA JA TURVALLISTA TULOSTAMISTA
Ensimmäinen askel turvatulostukseen on useissa yrityksissä se, että luodaan yrityksen sisällä käyttäjille selkeä tulostuspolitiikka jonka mukaan toimitaan. Tämä voi käsittää esimerkiksi sen, että tulostettavat sivut on aina vapautettava manuaalisesti laitteelta, jotta vältytään siltä että mikäli jonkun henkilön toimipiste sijaitsee esimerkiksi kaukana tulostimesta niin arkaluontoiset paperit eivät loju kauan laitteella kaikkien nähtävillä, vaan ne vapautetaan kun henkilö saapuu laitteelle. Tällä mahdollistetaan myös se, että työntekijät voivat tulostaa useita tulosteita jonoon ja vapauttaa ne kaikki esimerkiksi päivän päätteeksi, jolloin esimerkiksi laskutusta tekevien henkilöiden työ helpottuu.
Vaikka turvallinen tulostaminen on todella tärkeä asia, ei se saa kuitenkaa hidastaa ja merkittävästi vaikeuttaa työntekoa. Siksi onkin valittava esimerkiksi oikeanlainen tunnistautumistapa laitteelle palvelemaan juuri teidän yrityksenne tulostusratkaisua.
Nykyisin lähes kaikista monitoimilaitteista ja tulostimista löytyy vakiovarusteena jonkinlainen tapa vähintäänkin vapauttaa tulostustyöt manuaalisesti. Yleisin toimintatapa tähän on, että käyttäjät tunnistautuvat PIN-koodilla laitteelle ja vapauttavat näin tulostusjonossaan olevat tiedostot. Tässäkin on hyvä huomioida, että mikäli PIN-koodi tulostamista käytetään, niin voi olla viisasta valita monitoimilaite jossa on ulosvedettävä näppäimistö, jolloin käyttö on mahdollisimman jouhevaa ja nopeaa.
Mikäli yrityksessänne henkilöstöltä edellytetään henkilökorttien kaulassa pitämistä tai esimerkiksi työaikaleimauksiin käytetään kulkulätkiä, niin on myös nämä mahdollista integroida henkilökohtaiseksi tunnistautumistavaksi. Tällöin ei tarvita niin sanottuja ylimääräisiä riskitekijöitä, kun tunnistautumiseen tarvittavat tuotteet kulkevat jo muutoinkin mukana.
TIETOPALVELU TARJOAA TURVATULOSTUSRATKAISUT MERKKIRIIPPUMATTOMASTI
Monesti turvatulostusratkaisut otetaan yrityksen tulostuspolitiikkaan mukaan vasta laitehankinnan jälkeen (vaikka tietenkin viisainta olisi miettiä jo laitehankinnan yhteydessä tietoturva ja turvatulostusasioita). Tämä ei onneksi aiheuta nykypäivänä enää ongelmaa, vaan on yhteistyökumppaniemme avulla voimme tarjota merkkiriippumattomia turvatulostusratkaisuja. Olipa kyseessä sitten HP, Kyocera, Sharp, Epson tai oikeastaan mikä vain tulostinvalmistaja niin ratkaisu on löydettävissä!
Yksi yleisimpiä merkkiriippumattomia turvatulostusratkaisuja on MyQ, jota olemmekin käyttäneet useissa ratkaisuissa asiakkaidemme kanssa. MyQ:n avulla on toteutettu niin suurien julkisten toimijoiden kuin pienempien yritystenkin turvatulostusratkaisut, sillä MyQ skaalaa ominaisuuksiltaan ja räätälöitävyydeltään todella hyvin kaiken kokoisiin tarpeisiin. MyQ:n avulla voidaan luoda myös monia muita hyödyllisiä kuin ainoastaan turvatulostukseen liittyviä toimintoja, joiden avulla tulostuksen ja asiakirjojen hallinnasta tulee entistä jouhevampaa. Yksi tällaisista MyQ:n tarjoamista eduista on esimerkiksi käyttäjän tunnistamisen kautta helpottuvat skannausmahdollisuudet. MyQ tunnistaa henkilön joka tunnistautuu laitteelle ja hänelle tulee mahdollisuus skannata tiedostoja esimerkiksi suoraan omaan Google Drive pilvipalveluun, joka nopeuttaa huomattavasti työnkuljua. Luonnollisesti myös skaunnaus suoraan Drivestä onnistuu.
MIKSI VALITA TIETOPALVELU GROUP OY TOTEUTTAMAAN YRITYKSENNE TURVATULOSTUSRATKAISU?
Kuten jo varmaan olette hoksanneet, niin jonkinlainen turvatulostus monitoimilaitteilla ja tulostimilla on viisainta laittaa päälle myös teidän yrityksessänne. Kun valitsette meidät Tietopalvelu Group Oy:lla laittamaan nämä asiat kuntoon niin voittekin olla varmoja, että saatte ammattitaitoisen ja luotettavan kumppanin, jonka avulla tulostaminen ja dokumentinhallinta toimivat saumattomasti nyt ja jatkossa.
Mikäli nykyinen laitteenen on jo niin vanha, että se alkaa vaatia uusimista ja se on esimerkiksi tietoturvariski, niin voitte lukea täältä, mitä asioita monitoimilaitteen tai tulostimen hankinnassa on hyvä ottaa huomioon.
MIKÄLI HALUATTE KESKUSTELLA AIHEESTA LISÄÄ, NIIN JÄTTÄKÄÄ YHTEYDENOTTOPYYNTÖ JOLLOIN OLEMME YHTEYDESSÄ TEIHIN MAHDOLLISIMMAN PIAN.