KOKONAISVALTAINEN NEUVOTTELUHUONEIDEN SUUNNITTELUPALVELU
MISTÄ ALOITTAA NEUVOTTELUHUONEEN RAKENTAMINEN YRITYKSEN TOIMITILOIHIN?
Viihtyisät ja toimivat toimitilat antavat mahdollisuuden töissä viihtymiseen ja tehokkaaseen työntekoon. Tämän takia onkin ensiarvoisen tärkeää, että nämä asiat ovat kunnossa.
Useat yritykset ovatkin varsinkin vuoden 2020 aikana huomanneet, miten hyvä tapa etätapaamiset on hoitaa monia asioita, joita ennen hoidettiin aina paikan päällä. Tämä onkin lisännyt entisestään vaatimuksia neuvotteluhuoneiden ominaisuuksille. Videon yleistymisen myötä on totuttu tiettyyn laatustandardiin, johon halutaan aina päästä. Tämä pätee myös silloin kun ollaan muiden yritysten tiloissa hoitamassa neuvotteluja, joihin osallistuu etänä olevia henkilöitä.
Neuvotteluhuoneen rakentaminen on hyvä aloittaa miettimällä, mihin käyttötarkoitukseen se tullaan rakentamaan. Tehdäänkö siitä vain vetäytymistila, johon yksittäiset henkilöt voivat luontevasti vetäytyä osallistumaan etäpalavereihin? Vai onko kyseessä enemmän suurempi neuvotteluhuone eli kansankielellä neukkari, jossa tapaamisia pidetään niin livenä kuin myös hybridinä (hybridi-tapaamisessa on mahdollisuus osallistua kokoukseen sekä livenä että etäyhteydellä)?
MILLAINEN TILA SOPII NEUVOTTELUHUONEEKSI?
Jahka yritykselle on kirkastunut tulevan neuvotteluhuoneen käyttötarkoitus, on aika pohtia, mihin yrityksen tilaan neuvotteluhuone sijoitetaan. Tässä tullaan usein umpikujaan, sillä monestikaan valinnanvaraa ei ole, vaan tyydytään siihen huoneeseen, joka nyt ei vaan satu olemaan muulla käytöllä.
Mikäli yrityksenne on kuitenkin niin hyvässä asemassa, että pääsette harkitsemaan tai jopa suunnittelemaan uutta neuvotteluhuonetta, tässä on muutamia asioita, joita olisi hyvä ottaa huomioon tilaa valitessa:
- Tilan koko: Tilan koko on yksi suurimpia neuvotteluhuoneen suunnittelemiseen vaikuttavista tekijöistä. Onko kyseessä iso ja avara tila, vai pienempi koppi? Näitä asioita on hyvä puntaroida akustiikan kannalta ja miettiä tiloihin erikseen hankittavaa äänieristystä ja akustiikkalevyä. Tilan koko asettaa myös rajoituksia käytettävään esitystekniikkaan. Muun muassa videotykki voi vaatia enemmän tilaa, samoin infonäytöt. On esimerkiksi tärkeää huomioida näyttöjen katselukulmat näyttöä hankittaessa.
- Seinien materiaalit: Ovatko seinät sellaista materiaalia, että niihin on mahdollista esimerkiksi kiinnittää televisio? Kun televisio asennetaan seinälle, tilaa säästyy huomattavasti.
- Valon määrä: Tuleeko huoneeseen sivuvaloa, joka heijastuu neuvotteluhuoneen näyttöön? Mikäli tulee, on hyvä huomioida, että yrityksenne kannattaa hankkia valoteholtaan tehokkaampi näyttö. Myös normaali valaistus on hyvä suunnitella siten, ettei siitä tule suuria heijastuksia neuvotteluhuoneen henkilöiden kasvoihin. Näin vältytään päänsäryiltä ja saadaan tila sopimaan myös etäneuvottelukäyttöön. Yksi hyvä ratkaisu valaistuksen kannalta olisi esimerkiksi suoraan edestäpäin tuleva erillinen himmeä valo, joka kytketään videoneuvottelujen ajaksi päälle.
MITEN KALUSTAA NEUVOTTELUHUONE?
Kun tila on arvioitu ja valittu, on aika pohtia, miten ja millaisilla ratkaisuilla tila kalustetaan. Kalustuksena on mietittävä sekä kiinteät kalusteet, kuten neuvotteluhuoneen tuolit ja pöydät, sekä esitystekniikan kalustus, johon kuuluvat esimerkiksi näyttö, videotykki ja videokamera.
Kalustamisessa on tärkeää säilyttää tietynlainen yhdenmukaisuus. Samalla on hyvä katsoa, että käytettävät kiinteät kalusteet ja esitystekniikka palvelevat toisiaan. Nykyaikaisilla ratkaisuilla on mahdollista tehdä myös mukautuvia neuvotteluhuoneita, joissa voidaan käydä palavereita sekä seisaaltaan että normaalisti istualtaan. Kalustusratkaisuissa on viisasta huomioida myös yrityksen värimaailma, jota voi tuoda esille niin tuolien verhoiluilla kuin akustiikkalevyjen värityksillä. Näillä saadaan luotua heti ammattimainen ja viimeistelty kokonaisuus.
OIKEANLAINEN ESITYSTEKNIIKKA TAKAA SUJUVUUDEN
Kalusteiden valinnan yhteydessä valittava esitystekniikka takaa sen, että neuvotteluhuoneesta tehdään mahdollisimman toimiva ja helppokäyttöinen. Näin varmistetaan, että tila palvelee täysin sitä käyttötarkoitusta, jota varten se on tehty.
AV-laitteiden valinnoissa onkin hyvä mennä käytettävyys edellä. On tärkeää hankkia sopivat ja helppokäyttöiset liitäntämahdollisuudet, joiden avulla kaikenlaiset laitteet saadaan vaivattomasti yhdistettyä näyttöön tai projektoriin. Hyviä ratkaisuja ovat esimerkiksi BenQ:n luoma InstaShow esitystekniikka, jolla jopa 16 käyttäjää voi yhtäaikaisesti esittää langattomasti materiaalia laitteiltaan yhdellä napin painalluksella.
Toinen varma ja langallinen tapa on valita riittävän pitkä HDMI/USB-C kaapeli, joka yhdistetään neuvotteluhuoneen näyttöön. Tämän lisäksi hankitaan vielä adapterirengas, josta löytyy kaikki yleisimmät liitännät.
Näyttöjen ja projektorien valinnassa on tärkeä huomioida katseluetäisyys ja huoneeseen virtaavan valon määrä. Onko huoneessa tarkoitus hoitaa enemmän palavereita paikan päällä, vai käyttää sitä videoneuvotteluhuoneena?
Jos tarkoituksena on, että suurin osa jatkossa huoneessa pidettävistä palavereista pidetään paikan päällä, suosittelemme ehdottomasti kosketusnäytöllisen näytön hankintaa. Tällä tavoin kokouksen vetäjä tai kulloinkin esitysvuorossa oleva henkilö voi vetää palaveria seisaaltaan, jolloin esityksestä tulee paljon elävämpi ja energisempi. Tällaiset seikat nousevat erittäin olennaisiksi, jos neuvotteluhuoneessa esitellään paljon myyntimateriaalia, tai materiaalia, jota tarvitsee ”osoittaa” muille paikallaolijoille.
Kokonaisvaltainen ja toimiva ratkaisu on esimerkiksi SHARP:in valmistama Windows Collaboration -näyttö, joka on tehty yhteistyössä Windowsin kanssa. Näytöstä löytyy kapasitiivinen 4K-kosketusnäyttö, ja se on luotu toimimaan Windows Collaboration nimityksen mukaisesti toimimaan saumattomasti kaikkien Windowsin ohjelmien kanssa. Voit käyttää tietokonetta normaalisti näytön kautta kosketuksen hallinnalla, mikä mahdollistaa monenlaisia esitysteknisiä ratkaisuja.
TIETOPALVELU GROUP OY TOTEUTTAA NEUVOTTELUHUONERATKAISUT AVAIMET KÄTEEN -PALVELUNA
Toimivan ja yrityksenne tarpeiden mukaisen neuvotteluhuoneen rakentaminen on monivaiheinen ja paljon mietintää vaativa prosessi. Me Tietopalvelu Groupilla olemme halunneet auttaa yrityksiä taklaamaan tämän haasteen. Kauttamme saat koko neuvotteluhuoneratkaisun yhdestä paikasta.
Kalustuksissa kumppaninamme toimii laadustaan tunnettu Kinnarps. Heidän kalusteidensa avulla pystymme kalustamaan neuvotteluhuoneista viimeisen päälle tyylikkäät kokonaisuudet. Pitkäaikaiset suhteemme alan tärkempiin AV-toimittajiin auttaa meitä hankkimaan yrityksellenne parhaat ja tarpeellisimmat AV-ratkaisut. Näin ollen tilasta saadaan juuri teille suunniteltu kokonaisuus, eikä teidän tarvitse turhaan käyttää huoneen suunnitteluun liikaa aikaa.
Meidän kauttamme käytössänne ovat sisustussuunnittelijat sekä AV-suunnittelijat, jotka ovat luoneet neuvotteluhuoneita niin julkisen sektorin toimijoille kuin pk-yrityksillekin. Olemme varmoja, että löydämme teillekin sopivan ratkaisun. Kauttamme voit hankkia myös koko neuvotteluhuoneratkaisun kuukausiveloitteisena ratkaisuna, jolloin kassaa ei turhaan sidota suuria summia esimerkiksi tuottamattomiin kalusteisiin.
Lue lisää Kinnarpsin toteuttamista neuvotteluhuoneiden referenssitapauksista heidän nettisivuiltaan.
Mikäli haluatte keskustella aiheesta lisää, jättäkää yhteydenottopyyntö, jolloin olemme teihin yhteydessä mahdollisimman pian.
