KOKONAISVALTAINEN NEUVOTTELUHUONEIDEN SUUNNITTELUPALVELU

MISTÄ ALOITTAA NEUVOTTELUHUONEEN RAKENTAMINEN YRITYKSEN TOIMITILOIHIN?

Viihtyisät ja toimivat toimitilat antavat mahdollisuuden töissä viihtymiseen ja tehokkaaseen työntekoon. Tämän takia onkin ensiarvoisen tärkeää, että nämä asiat ovat kunnossa. Useat yritykset ovatkin varsinkin vuoden 2020 aikana huomanneet entistä enemmän, miten hyvä tapa etätapaamiset on hoitaa monia asioita, joita ennen hoidettiin aina paikanpäällä. Tämä onkin lisännyt entisestään vaatimuksia neuvotteluhuoneiden ominaisuuksille, sillä nykyisin ollaan jo videon yleistymisen myötä totuttu tiettyyn laatu-stantardiin johon halutaan aina päästä myös kun ollaan muiden tiloissa hoitamassa neuvotteluja joihin osallistuu myös etänä olevia henkilöitä.

Tämän takia onkin hyvä aloittaa neuvotteluhuoneen rakentaminen miettimällä mihin käyttötarkoitukseen se tullaan rakentamaan. Tehdäänkö siitä vain vetäytymistila, johon yksittäiset henkilöt voivat luontevasti vetäytyä osallistumaan etäpalavereihin, vai onko kyseessä enemmän suurempi neuvotteluhuone, eli kansankielellä neukkari, jossa tapaamisia pidetään niin livenä kuin myös hybridinä (hybridi-tapaamisessa on mahdollisuus osallistua kokoukseen sekä livenä, että etäyhteydellä).

YHTEYDENOTTOPYYNTÖ

MILLAINEN TILA SOPII NEUVOTTELUHUONEEKSI?

Jahka yritykselle on kirkastunut tulevan neuvotteluhuoneen käyttötarkoitus, on aika pohtia, että mihin yrityksen tilaan neuvotteluhuone sijoitetaan. Tässä tullaan jo usein umpikujaan, sillä monestikaan valinnanvaraa ei ole, vaan tyydytään siihen huoneeseen, joka nyt ei vaan satu olemaan muulla käytöllä.

Mikäli yrityksenne on kuitenkin niin hyvässä asemassa, että pääsette harkitsemaan tai jopa suunnittelemaan uutta neuvotteluhuonetta niin tässä on muutamia asioita joita olisi hyvä ottaa huomioon tilaa valitessa:

  • Tilan koko -> Tilan koko on yksi suurimpia neuvotteluhuoneen suunnitelemiseen vaikuttavia tekijöitä. Onko kyseessä iso ja avara tila, vai pienempi koppi? Näitä asioita on hyvä puntaroida akustiikan kannalta ja miettiä tiloihin erikseen hankittavaa äänieristystä ja akustiikkalevyä. Tilan koko asettaa myös rajoituksia käytettävään esitystekniikkaan, ja onkin tärkeää huomioida näyttöjen katselukulmat näyttöä hankittaessa.
  • Seinien materiaalit -> Ovatko seinät sellaista materiaalia, että niihin on mahdollsita esimerkiksi kiinnittää televisio, jolloin säästetään tilaa?
  • Valon määrä -> Tuleeko huoneeseen sivuvaloa, joka heijastuu neuvotteluhuoneen näyttöön. Mikäli tulee, on hyvä huomioida, että pitää hankkia valoteholtaan tehokkaampi näyttö. Myös normaali valaistus on hyvä suunnitella siten, ettei siitä tule suuria heijastuksia neuvotteluhuoneen henkilöiden kasvoihin, jotta vältytään päänsäryiltä, sekä saadaan tila sopimaan myös etäneuvottelukäyttöön. Yksi hyvä ratkaisu valaistuksen kannalta olisi esimerkiksi suoraan edestä päin tuleva erillinen himmeä valo, joka kytketään videoneuvottelujen ajaksi päälle.

Turvatulostus monitoimilaitteilla ja tulostimilla - Tietopalvelu Group Oy

MITEN KALUSTAA NEUVOTTELUHUONE?

Kun tila on arvioitu ja valittu, on aika pohtia miten ja millaisilla ratkaisuilla tila kalustetaan. Kalustuksena on mietittävä sekä kiinteät kalusteet kuten neuvotteluhuoneen tuolit ja pöydät, sekä esitystekniikan kalustus, johon kuuluvat esimerkiksi näyttö ja videokamera.

Kalustamisessa on tärkeää säilyttää tietynlainen yhdenmukaisuus, sekä miettiä käytettävät kiinteät kalusteet ja esitystekniikka palvelemaan toisiaan.  Nykyaikaisilla ratkaisuilla on mahdollista tehdä myös mukautuvia neuvotteluhuoneita, joissa voidaan käydä palavereita sekä seisaaltaan, että normaalisti istualtaan. Kalustusratkaisuissa on viisasta huomioida myös yrityksen värimaailma, jota voi tuoda esille niin tuolien verhoiluilla kuin akustiikkalevyjen värityksillä. Näillä saadaan luotua heti ammattimainen ja viimeistelty kokonaisuus.

OIKEANLAINEN ESITYSTEKNIIKKA TAKAA SUJUVUUDEN

Kalusteiden valinnan yhteydessä valittava esitystekniikka takaa sen, että neuvotteluhuoneesta tehdään mahdollisimman toimiva ja helppo käyttöinen, jolloin varmistetaan se, että tila palvelee täysin sitä käyttötarkoitusta jota varten se on tehty.

AV-laitteiden valinnoissa onkin hyvä mennä käytettävyys edellä. On tärkeää hankkia sopivat ja helppo käyttöiset liitäntämahdollisuudet, joiden avulla kaikenlaiset laitteet saadaan vaivattomasti yhdistettyä näyttöön/projektoriin. Hyviä ratkaisuja ovat esimerkiksi BenQ:n luoma InstaShow esitystekniikka, jolla jopa 16 käyttäjää voi yhtäaikaisesti esittää langattomasti materiaalia laitteiltaan yhdellä napin painalluksella. Toinen varma, mutta langallinen tapa on valita riittävän HDMI/USB-C kaapeli, joka yhdistetään neuvotteluhuoneen näyttöön ja hankitaan tämän lisäksi vielä adapterirengas, josta löytyy kaikki yleisimmät liitännät.

Näyttöjen ja projektorien valinnassa on tärkeä huomioida katseluetäisyys ja huoneeseen virtaavan valon määrä, sekä se, että onko huoneessa tarkoitus hoitaa enemmän palavereita paikanpäällä, vai käyttää sitä videoneuvotteluhuoneena. Jos tarkoituksena on, että suurinosa jatkossa huoneessa pidettäveistä palavereista pidetään paikanpäällä, suosittelemme ehdottamasti kosketusnäytöllisen näytön hankintaa. Tällä tavoin kokouksen vetäjä, tai kulloinkin esitysvuorossa oleva voi vetää palaveria seisaaltaan, jolloin esityskestä tulee paljon elävämpi ja energisempi. Tällaiset seikat nousevat erittäin olennaisiksi jos neuvotteluhuoneessa esitellään paljon myyntimateriaalia, tai materiaalia jota tarvitsee ”osoittaa” muille paikalla olijoille. Kokonaisvaltainen ja toimiva ratkaisu on esimerkiksi SHARP:in valmistama Windows Collaboration näyttö, joka on tehty yhteistyössä Windowsin kanssa. Näytöstä löytyy kapasitiivinen 4k kosketusnäyttö ja se on luotu toimimaan Windows Collaboration nimityksen mukaisesti toimimaan saumattomasti kaikkien Windowsin ohjelmien kanssa. Voitkin siis käyttää tietokonetta ihan normaalisti näytön kautta kosketuksen hallinnalla, joka mahdollistaa monenlaisia esitysteknisiä ratkaisuja.

Turvatulostus monitoimilaitteilla ja tulostimilla - Tietopalvelu Group Oy

TIETOPALVELU GROUP OY TOTEUTTAA NEUVOTTELUHUONERATKAISUT AVAIMET KÄTEEN PALVELUNA

Kuten yllä olevasta tekstistä on huomattavissa, on toimivan ja yrityksenne tarpeiden mukaisen neuvotteluhuoneen rakentaminen monivaiheinen ja paljon mietintää vaativa prosessi. Me Tietopalvelu Groupilla olemmekin halunneet auttaa yrityksiä taklaamaan tämän haasteen ja kauttamme saatkin koko neuvotteluhuoneratkaisun yhdestä paikasta. Kalustuksissa kumppaninamme toimii laadustaan tunnettu Kinnarps ja heidän kalusteidensa avulla pystymme kalustamaan huoneista viimeisen päälle tyylikkäät kokonaisuudet. Pitkäaikaiset suhteemme alan tärkempiin AV-toimittajiin taasen auttavat meitä hankkimaan yrityksellenne parhaat ja tarpeellisimmat AV-ratkaisut, joiden avulla tilasta saadaan juuri teille suunniteltu kokonaisuus, eikä teidän tarvitse turhaan käyttää huoneen suunnitteluun liikaa aikaa. Meidän kauttamme käytössänne ovat sisustussuunnittelijat, sekä AV-suunnittelijat, jotka ovat luoneet neuvotteluhuoneita niin julkisen sektorin toimijoille kuin pk-yrityksillekin, joten olemme varmoja, että löydämme teillekin sopivan ratkaisun. Kauttamme voit hankkia myös koko neuvotteluhuoneratkaisun kuukausiveloitteisana ratkaisuna, jolloin myös kassaa ei turhaan sidota suuria summia esimerkiksi tuottamattomiin kalusteisiin.

Kinnarpsin toteuttamista referenssitapauksista voitte katsoa lisäinformaatiota täältä.

MIKÄLI HALUATTE KESKUSTELLA AIHEESTA LISÄÄ, NIIN JÄTTÄKÄÄ YHTEYDENOTTOPYYNTÖ JOLLOIN OLEMME YHTEYDESSÄ TEIHIN MAHDOLLISIMMAN PIAN.

YHTEYDENOTTOPYYNTÖ

Kinnarps -neuvotteluhuone - Tietopalvelu