TULOSTAMINEN PALVELUNA HELPOTTAA YRITYKSESI LIIKETOIMINTAA JA KOTITOIMISTON ARKEA
Moni työntekijä on koronapandemian myötä siirtynyt työskentelemään kotioloihin. Tulostus palveluna helpottaa niin kotitoimiston kuin yrityksenkin sujuvaa työskentelyä.
Useat yritykset hankkivat edelleen tulostimet, värikasetit ja huollot sieltä sun täältä sen sijaan, että yksi toimija hoitaisi monitoimitulostimet palveluna yritykselle alusta loppuun saakka. Kun palvelu on keskitetty, se ei tuo pelkästään selkeyttä tilanteeseen vaan myös selvää säästöä.
Tiedätkö esimerkiksi, paljonko yksi värituloste maksaa tällä hetkellä yrityksessänne? Entä kuinka paljon rahaa on kulunut vuosien aikana monitoimilaitteen tai tulostimen asennus- ja huoltokustannuksiin? Kun keskitätte tulostamisen palvelun, tiedätte jatkossa tarkalleen, mitä tulostaminen yrityksessänne maksaa kokonaisuudessaan.
Mitä tulostaminen palveluna tarkoittaa?
Meillä Tietopalvelu Group Oy:llä tulostaminen palveluna on monipuolinen, tietoturvallinen ja kustannustehokas kokonaisuus eri kokoisille yrityksille. Tavoitteenamme on aina löytää asiakkaallemme paras tulostusratkaisu helpottamaan arkipäivän työskentelyä.
Tulostuspalveluun sisältyvät:
- Ilmainen kartoitus
- Monitoimitulostimen asennus
- Ylläpitopalvelut ja koulutus
- Optimointi
- Huolto
- Vuokrauspalvelut
- Kuljetuspalvelut
- Rahoitus
Räätälöimme palvelun aina yrityksenne tarpeiden mukaisesti. Voit tutustua palveluihimme tarkemmin nettisivuillamme.
Lue myös monitoimilaitteen ostajan opas.
Kumpi on parempi, vuokraus vai monitoimitulostin yritykselle omaksi?
Lähes jokaisesta toimistosta löytyy tänä päivänä tulostin tai monitoimilaite siitäkin huolimatta, että monia toimintoja hoidetaan nykyään sähköisesti. Joillakin aloilla tulostaminen on yhä arkipäivää.
Koronapandemia sai aikaan tulostamisen ja painotuotteiden kysynnän vähenemisen ja kuluttajakäyttäytymisen muutoksen. Tästä syystä myös erilaisten painotuotteisiin ja tulostamiseen liittyvien yritysten on hyvä pysyä muutoksessa mukana.
Mustesuihkuteknologia on lyömässä läpi myös Suomessa. Nykyään jo lähes 82 prosenttia kaikista maailman tulosteista on tehty mustesuihkuteknologialla. Mustesuihkuteknologiaa on mahdollista hyödyntää lehdissä, kirjoissa, manuaaleissa, mainospainotuotteissa, pakkauksissa ja etiketeissä – lähes missä tahansa!
Mustesuihkuteknologian avulla painokoneet voivat tuottaa suurempia määriä tulosteita, mikä tarkoittaa nopeampaa, edullisempaa ja varmempaa tulostamista. Perinteisiin lasertulostimiin verrattuna mustesuihkutulostin kuluttaa myös huomattavasti vähemmän energiaa ja on ominaisuuksiltaan lasertulostinta ekologisempi. Mustesuihkutulostin voi tuottaa jopa 96 % vähemmän jätettä ja käyttää 95 % vähemmän energiaa kuin lasertulostin.
Onko yrityksenne tulostin ajan tasalla? Kuluttaako se paljon mustetta? Viekö tulostin paljon energiaa? Etenkään vanhat monitoimilaitteet eivät ole kovin ekologisia. Niissä voi myös piillä vaara, että tulostaminen aiheuttaa tietoturvariskin, jolloin asiakirjat saattavat joutua vääriin käsiin.
Ehkä havahduit viimeistään tässä vaiheessa, että yrityksen tulostin kaipaisi päivittämistä. Nyt sinulla saattaakin herätä kysymys, olisiko järkevämpää vuokrata vai ostaa monitoimitulostin yritykselle.
Ennen kuin teet päätöksen, kannattaa hahmotella muun muassa näitä kysymyksiä:
- Kuinka paljon tulostinta on tarkoitus käyttää?
- Tarvitseeko yrityksenne turvatulostusta, jolloin jokainen käyttäjä tunnistautuu laitteella ennen tulostamista?
- Haluatteko panostaa ekologiseen tulostamiseen, joka onnistuu esimerkiksi mustesuihkutulostimen avulla?
- Minkä kokoinen laite tilaan sopii? Iso vai pieni tulostin?
- Miten laitteen huolto toteutetaan ja mitä se maksaa?
- Kuka tilaa mustekasetit?
- Tekeekö osa töitä kotoa käsin, eli tarvitaanko laitteita kotitoimistoon?
- Mikä on budjetti laitteelle?
- Ostetaanko tulostin yritykselle omaksi vai hyödynnetäänkö kuukausittaista leasing-sopimusta?
- Haluaako yritys, että tulostus palveluna on keskitetty yhteen paikkaan?
Sekä laitteen omistamisessa että vuokraamisessa on omat puolensa, joihin tutustumme nyt tarkemmin.
Monitoimitulostin yritykselle omaksi
Jos kaipaat nopeita kauppoja ilman välikäsiä, tulostimen ostaminen voi olla hyvä vaihtoehto. Tällöin saat hallinnoida laitettasi, eikä sinun tarvitse ilmoitella, mitä laitteelle milloinkin kuuluu. Kun ostat tulostimen yrityksellesi, maksatte laitteen kerralla pois, jolloin teidän ei tarvitse huolehtia kuukausittaisista maksuista.
Uuden tulostimen hankinnassa ei kuitenkaan kannata säästön toivossa suunnata kaikkein halvimpien laitteiden perään, jotta tulostin kestäisi vuosia käytössä. Halvimmissa laitteissa voi olla myös se riski, että ne eivät sovellu yrityksen aktiiviseen tulostamiseen tai täytä kriteereitä esimerkiksi tietoturvasta, turvatulostamisesta tai nopeasti muuttuvista teknologioista.
Jos haluat ostaa tuotteen, tulostimen hankinta kannattaa suunnitella niin, että laite palvelee parhaalla mahdollisella tavalla – myös tulevaisuudessa. Tällöin laite ei tuota pettymystä, ja se vastaa jokaisen työntekijän ja yrityksen tarpeita.
Tulostimen vuokraus ja leasing-sopimus
Leasing on tänä päivänä yleinen tapa rahoittaa muitakin kuin autoja. Yritysten tulostustarpeet ovat erilaisia, joten myös rahoitusratkaisussa on tärkeää olla vaihtoehtoja.
Leasing on oiva keino taata toimiston tarpeisiin sopiva tulostaminen ilman, että yrityksen tarvitsee ostaa laitetta. Mikä parasta, jos laite osoittautuu hyväksi, se on mahdollista lunastaa itselle, kun vuokrakausi päättyy. Leasingeissa laite toimii vakuutena, joten muita vakuuksia ei tarvita.
Laitteen vuokraamisessa on se hyvä puoli, että työvälineet ovat käytännössä aina kunnossa ja ajantasaiset, jolloin vanhoja laitteita ei ole pölyttymässä firman nurkissa. Jos sopimuskauden päätyttyä haluatte jatkaa sopimusta, laitteet on mahdollista päivittää uusiin, jolloin ne ovat jälleen kerran viimeisen päälle sopivat teidän yrityksellenne.
Kulujen puolesta leasing on hyvä ja kustannustehokas vaihtoehto. Leasingin kuukausittainen maksu on kiinteä, jolloin esimerkiksi aloittelevan yrityksen ei tarvitse sijoittaa uuteen hienoon tulostimeen tuhansia euroja.
Käytännössä kyseessä on kuukausivuokra-periaate, jolloin voitte käyttää tulostinta ikään kuin se olisi yrityksen oma, mutta maksatte sen käytöstä sopimuksen mukaista vuokraa. Leasing on myös verotuksellisesti järkevä ratkaisu, sillä vuokrat ovat verotuksessa ja kirjanpidossa vähennyskelpoisia kuluja.
Kun vuokralaitteet tulevat tiensä päähän, Tietopalvelu Group Oy tyhjentää laitteet tietoturvallisesti ja kierrättää ne uusiokäyttämällä tai toimittamalla asianmukaiseen kierrätykseen. Vuokraaminen onkin varsin ekologinen tulostamisvaihtoehto.
Tulostimen lyhytvuokraus
Voit myös vuokrata tulostimen yritykselle lyhyttä käyttöä varten. Jos yritys kaipaa A3-tulostinta vaikkapa rakennustyömaalle kesän ajaksi, tulostimen vuokraus on mahdollinen.
Onko sinulla tiedossa tapahtuma tai koulutustilaisuus, jonne tarvitset tulostinta? Myös muutaman päivän tulostimen vuokraaminen onnistuu kauttamme.
Tulostimelle on mahdollista tehdä erillinen toistaiseksi voimassa oleva sopimus tai määräaikainen sopimus. Tällöin saatte tulostimen käyttöönne juuri sille ajalle, kun teillä on tarve.
Lue blogistamme, mitä kannattaa ottaa huomioon, kun valitset monitoimilaitetta.
Toimistotyön muutokset, haasteet ja mahdollisuudet
Toimistotyö ei ole tänä päivänä enää samanlaista kuin kymmenen vuotta sitten.
Teknologiat ovat kehittyneet, ja asioita hoidetaan sähköisissä kanavissa. Erityisesti koronapandemian aikaansaama muutos on aiheuttanut sen, että moni tekee enemmän töitä kotoa käsin.
Koska työtä tehdään yhä useammin etätoimistoissa, on tärkeää panostaa laitteisiin myös kotona. Kodin tila on usein kuitenkin rajallinen yrityksen toimitilaan verrattuna, joten suuri monitoimilaite ei välttämättä tule kyseeseen. Tulevaisuudessa laitteet ovatkin entistä pienempiä, ja jo nyt voit valita kotiisi tulostimen, joka mahtuu hyvin työskentelytilaasi.
Laadukkaan kotitoimiston luominen edellyttää myös sitä, että tietoturva-asiat ovat kunnossa. Aina kun kotiin hankitaan tietotekniikkaa, on tärkeää olla valveutunut, mitä tietoturvariskejä laitteeseen voi liittyä, sillä kaikissa laitteissa on omat haavoittuvaisuutensa.
Kun kyseessä on omaa työpaikkaa koskeva laite, tietoturva korostuu entisestään, jotta ulkopuoliset eivät pääse käsiksi työpaikan tietoihin. Laitteen päivittäminen on yksi tärkeä tietoturvaan liittyvä seikka, eli sinun kannattaa selvittää, onko laitteeseen tarjolla päivityksiä ja muistatko päivittää laitetta. Vai olisiko helpompi ostaa laite ja järjestelmä yritykseltä, jolloin tietoturvapäivitykset ovat automaattisesti hanskassa?
Moni etätyötä tekevä kertoo, että viihtyy kotitoimistossa. Tutkimukset ovat osoittaneet, että valtaosa suomalaisista haluaisi tehdä osittaista etätyötä tulevaisuudessakin, ja korona-ajan etätyöskentely on vaikuttanut positiivisesti monien ihmisten työkykyyn. Kotona esimerkiksi työrauha on usein parempi kuin toimiston avokonttorissa, eivätkä työmatkat vie enää niin paljon aikaa. Kotitoimistot tuovatkin monenlaisia etuja, jolloin laitteiden laadukkuudella on mahdollista vaikuttaa työssä viihtymiseen ja jaksamiseen etätoimistossa.
Tulostaminen palveluna Tietopalvelu Group Oy:ltä
Olipa toiveenasi vuokrata monitoimitulostin lyhyttä käyttöä varten, ostaa yritykselle uusi ekologisempi mustesuihkutulostin tai löytää asentaja jo ostamallesi tulostimelle, olet tullut oikeaan osoitteeseen.
Olemme auttaneet asiakkaitamme tulostamiseen liittyvissä asioissa jo melkein 40 vuoden ajan. Olemme ajantasalla tämän päivän vaatimuksista, kuten tietoturvasta, ja haluamme auttaa sinua löytämään parhaat laitteet ja ratkaisut yrityksellesi.
